Registrator ofis

Bo‘lim to‘g‘risida ma’lumot: 
Andijon davlat universitetida tashkil etilgan “Registrator ofisi” 2 ta bo‘lim xizmat ko‘rsatish (front office) va Maʼlumotlar bazasi (back office) bo‘limlari va 7 ta sektordan iborat.

Bo‘limning tasdiqlangan ishlash nizomi:

Andijon davlat universitetining 2025 yil “26”-fevraldagi “2” sonli buyrug‘iga 1-ilovasida Andijon davlat universitetida “Registrator ofisi” to‘g‘risida Nizom tasdiqlangan

Bo‘limga tegishli (Prezident farmoni va qarori, Hukumat qarori va dasturi): 
    
Oliy ta’lim, fan va innovatsiyalar vazirligi hamda “Ta’lim sohasidagi loyihalar markazi” loyiha ofisining 2024-yil 9-iyuldagi “Oliy ta’lim tashkilotlarida “Registrator ofisi”ni tashkil etish to‘g‘risida”gi 24-q/q, 2-q/q qo‘shma qarori, shuningdek, Oliy ta’lim, fan va innovatsiyalar vazirligining 2024-yil 13-dekabrdagi 48-q/q-son, Kambag‘allikni qisqartirish va bandlik vazirligining 2024-yil 11-dekabrdagi 21-2024-q/q-son hamda Iqtisodiyot va moliya vazirligining 2024-yil 12-dekabrdagi 205-son qarori (ro‘yxat raqami 2859-4, 2024-yil 27-dekabr) hamda Oliy ta’lim, fan va innovatsiyalar vazirligining 2025-yil 24-fevraldagi “Oliy ta’lim tashkilotlarida “Registrator ofisi” faoliyatini tashkil etish to‘g‘risida”gi 73-sonli buyrug‘ida belgilangan. 

Bo‘limga tegishli vazifalar ro‘yxati:

Xizmat ko‘rsatish (front office) bo‘limi vazifalari:
1. Talabalarga xizmat ko‘rsatish sektori:
•    Dars jadvallari haqida talabalarga maʼlumot taqdim etish;
•    Qayta o‘qish uchun fan guruhlariga ariza yuborishga ko‘maklashish;
•    Nazoratlar to‘g‘risida talabalarga maʼlumot taqdim etish;
•    Sirtqi va masofaviy taʼlim shaklida o‘qiyotgan talabalar uchun chaqiruv qog‘ozini shakllantirish;
•    Akademik maʼlumotnoma va transkript berish;
•    Imtihonlar ro‘yxatini talabaga taqdim etish;
•    Oliy taʼlim muassasalari talabalari o‘qishni ko‘chirish va qayta tiklash uchun ariza yuborishga   
ko‘maklashish;
•    Oliy taʼlim muassasalariga ikkinchi taʼlimga kirish uchun onlayn ariza topshirishga ko‘maklashish;
•    Oliy taʼlim muassasalarining magistratura bosqichiga kirish uchun onlayn ariza topshirishga 
koʼmaklashish;
•    Talaba guvohnomasini yaratish va talabaga taqdim etish;
•    Talabaga o‘zining GPA ko‘rsatkichi haqida maʼlumotnoma taqdim etish;
•    Talabalarning parolini tiklash;
•    Talabalarga tibbiy sug‘urta olish uchun yordam berish;ʼ
•    O‘qishga qabul va oʼqishni ko‘chirish yuzasidan konsultatsiya berish;
•    Ijara subsidiyasi uchun ariza yozishga ko‘maklashish;
•    Talabalarga oliy taʼlim muassasasida mavjud turli xizmatlar va resurslar haqida maʼlumot berish;
•    Akademik qarzdor talabalarni aniqlash hamda ular bilan ishlash;
•    Talabalarga yotoqxonalarga joylashish uchun ariza berishga ko‘maklashish;
•    Talabalar turar joyiga ko‘chib o‘tganlarni vaqtinchalik ro‘yxatga qo‘yish uchun hujjatlarni tayyorlash;
•    Talabalar turar joyi guvohnomasini tayyorlash va taqdim etish;
•    Ijara asosida yashayotgan talabalarga oylik ijara to ‘lovining 50 foizi (bazaviy hisoblash miqdorining yarim baravaridan oshmagan holda) Davlat byudjeti mablag‘lari hisobidan to‘lab berilishi uchun hujjatlarni rasmiylashtirish va tavsiyalar berish.

2. Ilmiy va innovatsion faoliyat bo‘yicha xizmat ko‘rsatish sektori:
•    Grantlar va tanlovlar haqida maʼlumot berish;
•    Ilmiy konferentsiyalar haqida maʼlumot berish;
•    Innovatsion g‘oya va startaplarni ro‘yxatdan o‘tkazishga ko‘maklashish;
•    Talabalarga nomdor stipendiyalar haqida maʼlumot berish hamda ariza berishda ko‘maklashish;
•    Ilmiy loyihalar to‘g‘risida konsultatsiya berish;
•    “Ustoz-shogird maktabi”ga aʼzo bo‘lishga ko‘maklashish;
•    Oliy taʼlim muassasasi tomonidan tashkil etilayotgan ilmiy konferentsiya, seminar va boshqa ilmiy-
•    Innovatsion tadbirlarni talabalar orasida ommalashtirish;
•    Talabalarga ilmiy to‘garaklar haqida ma‘lumot berish hamda bunday masalalarda amaliy yordam 
ko‘rsatish;
•    Kafedralarga grantlar uchun ariza shakllarini to‘ldirishda yordam berish.

3. Xalqaro aloqalar va akademik mobillik bo‘yicha xizmat ko‘rsatish sektori:
•    Talabalarga o‘qish joyidan ingliz tilida maʼlumotnoma berish;
•    Turli xalqaro grantlar va akademik mobillik dasturlari bo‘yicha maʼlumotlarni taqdim etish;
•    O‘qishga qabul qilingan xorijiy talabalarni elektron tizimda ro‘yxatga olish va fanlarga biriktirish;
•    Xorijiy oliygohlarda tahsil olishda konsultatsiya berish;
•    Xorijiy talabalar uchun viza xizmatlarini amalga oshirish;
•    Xorijiy talabalarga to‘lov-shartnomalarini taqdim etish;
•    Xorijiy talabalarni O‘zbekiston Respublikasida vaqtinchalik ro‘yxatga qo‘yish xizmatlarini amalga oshirish;
•    Xorijiy talabalarni o‘qishga qabul qilish bo‘yicha konsultatsiya berish, ariza va talab etiladigan 
hujjatlarni ko‘rib chiqish uchun qabul qilish;
•    Xorijlik talabalarga oliy taʼlim muassasasidagi o‘quv jarayonlari haqida maʼlumot berish. 

4. Marketing va amaliyotlarni tashkil etish bo‘yicha xizmat ko‘rsatish sektori:
•    Ishga joylashgan bitiruvchilar haqida maʼlumot kiritish va olish;
•    To‘lov-shartnoma summasini hisoblash, taqdim etish va monitoringini amalga oshirish;
•    Bitiruvchilar to‘g‘risida umumiy maʼlumotlar bankini shakllantirish;
•    Bitiruvchilarni ishga joylashganligi to‘g‘risida maʼlumotlar tayyorlash;
•    Talabalarga ishga joylashish borasida tavsiyalar berish;
•    Bitiruvchilarni ishga taqsimlash va joylashishiga oid barcha zaruriy hujjatlar (ishga yuborilganlik 
to‘g‘risida yo‘llanma, taqsimot komissiyasi qarori, shaxsiy taqsimot qaydnomasi) tayyorlash,   
rasmiylashtirish va bitiruvchilarga topshirish;
•    Potentsial ish beruvchilar ro‘yxatini shakllantirish va talabalarga taqdim etish.

Maʼlumotlar bazasi (back office) bo‘limi vazifalari:
1.Statistik maʼlumotlarni yuritish sektori:
•    Talabalar, resurslar, shartnomalar, mashg‘ulotlar va talabalarning o‘zlashtirishi haqidagi turli xil statistik maʼlumotlarni taqdim etish;
•    Talabalarning kursdan kursga qolishi, talabalar safidan chetlashtirilishi va akademik taʼtilga chiqishi bo‘yicha statistik maʼlumotlarni umumlashtirish va tahlil qilish;
•    O‘qishni ko‘chirish va tiklashga tavsiya etilgan talabalarga oid statistik maʼlumotlarni umumlashtirish va tahlil qilish;
•    Yuridik va jismoniy shaxslar murojaatlari asosida oliy taʼlim muassasalari faoliyatiga doir statistik maʼlumotlarni taqdim etish;
•    Oliy taʼlim muassasalari tomonidan statistika agentligiga taqdim etiladigan hisobot shakllarini yuritish;
•    “HEMIS” axborot tizimiga kiritilayotgan statistik maʼlumotlarning to‘g‘riligini tahlil qilib borish. 

2. O‘quv jarayonini muvofiqlashtirish sektori:
•    Akademik guruhlarni shakllantirish;
•    Talabalarga qayta o‘qishni tashkil qilish (fan guruhlarini yaratish, arizalarni ko‘rib chiqish, dars jadvali va nazorat jadvallarini yaratish);
•    Talabalarga tegishli barcha buyruqlarni rasmiylashtirish;
•    Talabalarni tegishli fanlarga biriktirish;
•    Talabalarni tizimga kiritish va tegishli guruhlarga biriktirish;
•    Talabalarning GPA ballarini hisoblashda kelib chiqqan nizolarni hal qilish;
•    Tyutorga tegishli guruhlarni biriktirish;
•    O‘zlashtirish natijalariga ko‘ra talabalarga stipendiya tayinlash;
•    O‘quv rejada mavjud fanlarni semestrlarga biriktirish;
•    O‘quv rejalarini yaratish va ularni tahrirlash;
•    Fanlar bazasini shakllantirish;
•    Kursdan qolgan, akademik taʼtildan qaytgan talabalarni tegishli tartibda rasmiylashtirish;
•    Qabul qilingan talabalarni elektron tizimda ro‘yxatga olish va fanlarga biriktirish;
•    Talabalarni bitirish to‘g‘risidagi buyruq loyihalarini shakllantirish;
•    Talabalarni kursdan kursga o‘tkazish;
•    Talabalarning kursdan kursga qolishi, talabalar safidan chetlashtirilishi va akademik taʼtilga chiqishi bo‘yicha buyruqlarni rasmiylashtirish;
•    Talabalarning maʼlumot bazalarini shakllantirish va yangilab borish;
•    Talabani semestrdan semestrga o‘tkazish;
•    O‘qishni bitirgan talabalarni tegishli tartibda rasmiylashtirish;
•    “HEMIS” tizimi orqali talabalar davomatini nazorat qilish, kunlik davomat hisobotini olish va fanlar bo‘yicha davomatni monitoring qilish;
•    O‘qishni ko‘chirish va tiklashga tavsiya etilgan talabalarni talabalar safiga qabul qilish bo‘yicha buyruq rasmiylashtirish.

3. Talabalar hujjatlarini yuritish va saqlash sektori:
•    Oliy taʼlim muassasasini tugatgan talabalar hujjatlarini to‘plab yig‘ma jildga tikish, ro‘yxatga olish va arxivga qadar saqlash;
•    Familiyasi o‘zgargan, akademik taʼtilga chiqqan, yo‘nalishni va fakultetni o‘zgartirgan, kursda qoldirilgan, talabalar safidan chiqarilgan talabalarning buyruqlaridan ko‘chirmalarni talabalar bazasiga joylashtirish;
•    Oʼqishni boshqa oliy taʼlim muassasasiga ko‘chirish munosabati bilan talabalar safidan chetlatilgan talabalarni hamma kerakli hujjatlarini rasmiylashtirish va talabaga yetkazish;
•    Qatʼiy hisobdagi hujjatlar shakllarini (diplom blankalari, akademik sertifikatlar, diplomga ilova va boshqalar) taqdim etish;
•    Qatʼiy hisobdagi blankalarini (diplom varaqalari, akademik guvohnomalar, diplom ilovasi va boshqalar) qabul qilish, saqlash va berishni tashkil etish;
•    Bitiruvchilarga berilgan diplomlarning haqiqiyligini tasdiqlash maqsadida doimiy ravishda 
https://otm.mehnat.uz va http://d-arxiv.edu.uz platformalari orqali tashkilot va muassasalar bilan 
yozishmalarni amalga oshirish, yo‘qotilgan diplom va ilovalar o‘rniga dublikat berish to‘g‘risidagi 
murojaatlarga javob qaytarish.
    

Bajarilgan ishlar yuzasidan ma’lumotlar:

Xizmat ko‘rsatish (Front office) bo‘limi faoliyati bo‘yicha ma’lumot
Faoliyat yo‘nalishlari va hajmi:
Dars jadvallari, imtihon va nazoratlar haqida ma’lumot berish:
13,746 talabaga dars jadvali, imtihon va nazoratlar ro‘yxati doimiy taqdim etildi. Sirtqi va masofaviy ta’lim shaklida o‘qiyotgan 7,443 talabaga chaqiruv qog‘ozlari tayyorlandi.
Akademik hujjatlar tayyorlash va taqdim etish:
Talabalarning akademik ma’lumotnomalari, transkriptlari va talaba guvohnomalari 13,746 nafar talabaga berildi. Magistratura bosqichidagi 359 talaba uchun ham alohida hujjatlar tayyorlandi.
Parol tiklash va tibbiy sug‘urta xizmatlari:
13,746 talabadan parol tiklash va tibbiy sug‘urta olish bo‘yicha yuzlab murojaatlar amalga oshirildi.
O‘qishni ko‘chirish, qayta tiklash va onlayn ariza topshirish:
Talabalar o‘qishini ko‘chirish va qayta tiklash bo‘yicha minglab arizalar ko‘rib chiqildi, shuningdek, oliy ta’lim muassasalariga ikkinchi ta’lim va magistraturaga kirish uchun onlayn arizalar taqdim etishga ko‘maklashildi.
Yotoqxona va ijtimoiy yordam:
Yotoqxonaga joylashish uchun 1,000 dan ortiq arizalar qabul qilindi va ko‘maklashildi. Ijara subsidiyasi bo‘yicha talabalar uchun hujjatlar tayyorlandi.
Ilmiy va innovatsion faoliyat:
Talabalarga grantlar, tanlovlar, ilmiy konferensiyalar to‘g‘risida ma’lumot berildi, ilmiy to‘garaklar va startap loyihalari bo‘yicha 500 dan ortiq murojaatlar qo‘llab-quvvatlandi.
Xalqaro aloqalar va akademik mobillik:
Xorijiy talabalar soni 200 nafar atrofida bo‘lib, ularga viza, ro‘yxatga olish, to‘lov-shartnomalar va akademik ma’lumotnomalar taqdim etildi.
Marketing va amaliyotlar:
Bitiruvchilar va ishga joylashish bo‘yicha 3,000 dan ortiq ma’lumotlar bazasi shakllantirildi, ishga joylashishda tavsiyalar berildi va hujjatlar tayyorlandi.

Ma’lumotlar bazasi (Back office) bo‘limi faoliyati bo‘yicha ma’lumot
Statistik ma’lumotlarni yuritish:
Talabalar soni, o‘quv rejalar, shartnomalar va davomatlar bo‘yicha 13,746 nafar talabalar haqidagi ma’lumotlar muntazam ravishda yig‘ilib, tahlil qilindi.
Kursdan kursga o‘tish, akademik ta’til va chetlashtirish bo‘yicha yuzlab holatlar tahlil qilindi va hisobotlar taqdim etildi.
O‘quv jarayonini muvofiqlashtirish:
5,944 kunduzgi, 7,443 sirtqi/masofaviy va 359 magistratura talabalarining akademik guruhlari shakllantirildi va fanlarga biriktirildi.
Kursdan kursga o‘tish, o‘qishni ko‘chirish va tiklash bo‘yicha yuzlab buyruqlar rasmiylashtirildi.
O‘quv rejalar va fanlar bazasi yangilandi, talabalar GPA ballari hisoblandi va nizolar hal qilindi.
Talabalar hujjatlarini yuritish:
13,746 talabalar hujjatlari tizimli ravishda yig‘ildi, saqlandi va arxivga topshirildi.
Diplom va sertifikatlar qat’iy hisobda saqlanib, so‘rovlar bo‘yicha haqiqiyligi tekshirildi va yo‘qotilgan hujjatlar o‘rniga dublikatlar berildi.
Bitiruvchilarga berilgan 3,500 dan ortiq diplomlar monitoring qilindi va tasdiqlash ishlari amalga oshirildi.